Einfach, intuitiv, leistungsstark: Wie Microsoft Planner Deine Arbeitsabläufe optimiert

In unserer immer digitaler werdenden Welt ist es unerlässlich, effektive Projektmanagement-Tools zur Hand zu haben. Microsoft Planner, Teil des umfangreichen Microsoft 365-Angebots, ist ein solches Tool, das Dir hilft, Deine Arbeit zu organisieren und Deine Produktivität zu steigern. Aber wie funktioniert der Microsoft Planner und wie kann er Dir und Deinem Team in Eurer täglichen Arbeit helfen? In diesem Blogbeitrag nehmen wir den Microsoft Planner für Dich unter die Lupe und zeigen Dir, wie Du das Tool optimal nutzen kannst.

Was ist Microsoft Planner?

Microsoft Planner ist ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu organisieren und zu strukturieren. Es ermöglicht die einfache Erstellung von Plänen, Zuweisung von Aufgaben, Dateifreigabe und vieles mehr - alles in einem benutzerfreundlichen Interface.

Wie kann Microsoft Planner Dich und Dein Team unterstützen?

Verbesserte Organisation und Struktur

Mit Microsoft Planner kannst Du Pläne für Projekte erstellen, Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen. Jeder Plan hat sein eigenes Board, auf dem Aufgaben in "Buckets" organisiert werden können, um die Arbeit zu kategorisieren und zu strukturieren.

Verbesserte Zusammenarbeit

Microsoft Planner integriert sich nahtlos in andere Microsoft 365-Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint. Diese Integration ermöglicht es Dir, Aufgaben direkt aus Besprechungen zu erstellen, Deadlines in Kalendern zu synchronisieren und Aufgabenupdates in Echtzeit zu teilen.

Einfache Berichterstattung und Nachverfolgung

Microsoft Planner bietet eingebaute Berichtsfunktionen, die es Dir ermöglichen, den Fortschritt von Projekten zu überwachen. Du kannst so einfach den Status von Aufgaben, den Gesamtfortschritt eines Plans und individuelle Beiträge von Teammitgliedern sehen.

Wie ist Microsoft Planner aufgebaut?

Als vollständiges Aufgabenmanagement-Tool enthält Microsoft Planner eine Vielzahl von Features, die das Arbeiten in einem Team erleichtern und organisieren:

Pläne und Aufgaben

Mit Microsoft Planner kannst Du einzelne so genannte "Perstellen, die jeweils einen eigenen Aufgabenbereich haben. Jeder Plan kann wiederum mehrere Aufgaben enthalten, die einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden können.

Buckets

"Buckets" sind eine Möglichkeit, Aufgaben innerhalb eines Plans zu kategorisieren und zu organisieren. Du kannst Deine Buckets nach Phasen, Aufgabentypen, Abteilungen oder anderen logischen Gruppierungen organisieren.

Checklisten und Anhänge

Jede Aufgabe kann eine Checkliste und Anhänge enthalten. Diese Features erleichtern Dir das Nachverfolgen von Teilaufgaben und das Hinzufügen relevanter Dokumente oder Links.

Diagramme

Microsoft Planner enthält auch Diagramme zur Visualisierung des Fortschritts Deines Teams. Diese Diagramme bieten Dir einen Überblick über den Gesamtfortschritt, den Fortschritt einzelner Aufgaben und bei Bedarf die Leistung Deiner Teammitglieder.

So nutzen wir im Team MATCHPLAN® Microsoft Planner!

Wusstest Du, das Microsoft Planner fester Bestandteil unser täglichen Arbeit im Team MATCHPLAN® ist? Als Team nutzen wir Microsoft Planner schon seit langem aktiv in unserer täglichen Arbeit. Es hat sich als unverzichtbares Tool erwiesen, um unsere Projekte und Aufgaben zum Beispiel in einem Kanban-Board effektiv zu verwalten und zu koordinieren. So nutzen wir "Buckets" zur Gruppierung von Aufgaben nach verschiedenen Kategorien, einschließlich Phasen eines Projekts, Aufgabentypen oder anderen Merkmalen. Jedes Teammitglied hat Zugriff auf die Pläne und kann so den Status der zugewiesenen Aufgaben sowie den allgemeinen Fortschritt des Projekts nachverfolgen.

Ein großer Vorteil für uns ist die nahtlose Integration von Microsoft Planner mit anderen Microsoft 365-Anwendungen. Beispielsweise erstellen wir oft Aufgaben direkt aus unseren Teams-Besprechungen heraus und synchronisieren die Deadlines mit unseren Outlook-Kalendern. Dies hält alle auf dem Laufenden und vermeidet Überschneidungen oder Missverständnisse. Darüber hinaus nutzen wir die Berichtsfunktionen von Microsoft Planner, um den Gesamtfortschritt unserer Projekte zu überwachen. Die visuellen Diagramme sind besonders hilfreich, um auf einen Blick zu sehen, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde und was noch zu tun ist.

Indem wir Microsoft Planner in unsere Arbeitsabläufe integriert haben, konnten wir unsere Produktivität erheblich steigern und eine effiziente, kollaborative Arbeitsumgebung schaffen. Es hat uns geholfen, unsere Arbeit besser zu organisieren, Verantwortlichkeiten klar zu verteilen und die Transparenz im Team zu verbessern.

3 Tipps von uns für Dich

Bei unserer Arbeit mit Microsoft Planner haben sich die folgenden drei Dinge als besonders nützlich erwiesen:

Erstelle SMARTe Aufgaben!

‍Stelle sicher, dass jede Aufgabe spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) ist! Je klarer und aussagekräftiger, desto besser.

Nutze Buckets!

Buckets sind eine großartige Möglichkeit, um Deine Aufgaben zu kategorisieren. Buckets können nach Phasen, Aufgabentypen, Abteilungen oder jeder anderen logischen Gruppierung organisiert werden.

Halte Deinen Planner aktuell!

Die Aktualität Deines Microsoft Planners ist das A und O. Halte Deine Aufgaben aktuell: Aktualisiere den Status und Fortschritt Deiner Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Deines Teams stetes auf dem Laufenden sind.

Worauf wartest Du?

Microsoft Planner ist ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Aufgabenmanagement-Tool, das die Arbeit in Teams effizienter und organisierter macht. Starte noch heute mit der Optimierung Deiner Arbeitsabläufe und entdecke das volle Potential von Microsoft Planner. Gerne helfen wir Dir dabei und teilen unsere Expertise sowie weitere Tipps und Tricks mit Dir. Worauf wartest Du? Sichere Dir jetzt gleich Dein persönliches Gespräch bei unseren Expert*innen im Team MATCHPLAN®. Wir freuen uns auf Deine Fragen und natürlich auf Dich!

Hinweis: Hast Du's bemerkt? Dieser Artikel wurde mit Hilfe von künstlicher Intelligenz verfasst. Wir im Team MATCHPLAN® haben ihn lediglich auf grammatikalische und orthographische Richtigkeit überprüft, sowie an einigen wenigen Stellen redaktionell überarbeitet.